Datenschutzerklärung für die Anwendung

1. Wer ist verantwortlich?

(1) Die Anwendung wird von deinem Arbeitgeber oder Auftraggeber („der Kunde") als eigene Instanz unter <kundenname>.maschinenbewertung.app betrieben. Für die Daten, die du und deine Kolleginnen und Kollegen in der Anwendung erfassen — Maschinen, Fotos, Kunden, Preise, Nutzerkonten — ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wende dich bei Fragen zu diesen Daten zuerst an den Administrator deiner Instanz.

(2) Robbe Sales & AI Consulting, Inhaber Florian Robbe, Härlisberg 3, 72270 Baiersbronn, E-Mail kontakt@maschinenbewertung.app („Anbieter") betreibt die Plattform als Auftragsverarbeiter des Kunden (Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, abrufbar unter maschinenbewertung.app/avv/).

(3) Für einige Vorgänge ist der Anbieter selbst Verantwortlicher: Vertrags-, Rechnungs- und Ansprechpartnerdaten des Kunden, Lizenz- und Nutzungsdaten (Sitze je Klasse ohne Namen, Nutzungsmonate, Anzahl der Bewertungsabfragen), Sicherheitsprotokolle der Plattform sowie das Fallarchiv und die Maschinendatenbank nach § 10 der AGB. Diese Erklärung gilt für beide Rollen.

2. Welche Daten verarbeitet werden

3. KI-gestützte Funktionen

(1) Einige Funktionen arbeiten KI-gestützt: die Zustandsbeschreibung aus Fotos, die Erkennung handschriftlicher Checklisten, die Transkription von Diktaten sowie Textvorschläge für Preisbegründungen, Kundenanschreiben und die Zusammenfassung für den Vertrieb. Dafür werden die jeweiligen Fotos, Aufnahmen und Texte an OpenAI (Anlage 2 der AVV, Teil A) übermittelt; OpenAI speichert die Eingaben bis zu 30 Tage ausschließlich zur Missbrauchserkennung und nutzt sie nicht zum Training. Die Ergebnisse sind in der Anwendung und in allen Ausgaben als KI-gestützt gekennzeichnet — Freitexte, die unverändert oder leicht verändert aus der KI stammen, tragen den Vermerk „KI-generiert“ bzw. „Teilweise KI-generiert“; sie sind Vorschläge, die du prüfst.

(2) Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Kein KI-Modell bewertet Personen; die Kennzahlen je Verkäufer sind rein rechnerisch.

4. Rechtsgrundlagen

Für die Verarbeitung im Auftrag des Kunden gilt dessen Rechtsgrundlage — in der Regel die Durchführung des Arbeits- oder Auftragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG) und die berechtigten Interessen des Kunden an einer nachvollziehbaren Bewertung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die eigene Verarbeitung des Anbieters: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b), gesetzliche Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) und das berechtigte Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

5. Empfänger und Verarbeitung außerhalb der EU

(1) Die Plattform läuft auf Servern in Deutschland. Die eingesetzten Dienstleister stehen mit Sitz, Leistung und Grundlage in der öffentlichen Liste unter maschinenbewertung.app/unterauftragsverarbeiter/ (Anlage 2 der AVV): Hosting und Sicherungen, E-Mail-Versand und DNS, KI-Auswertung, sowie — nur sofern auf dem Anfrageformular der Website aktiv — ein Schutz vor automatisierten Anfragen.

(2) Bei der KI-Auswertung kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden. Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework und ergänzend Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; die Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet und nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

(3) Die Bewertungsdaten der LECTURA GmbH werden mit dem Zugang des Kunden abgerufen; übermittelt wird ausschließlich die Maschinenidentifikation ohne Nutzer- oder Kundendaten. Anonymisierte Angaben aus der Maschinendatenbank können nach § 10 der AGB an Partner weitergegeben werden — ohne Händler, Nutzer oder Kunden.

6. Speicherdauer

• Nutzerkonten und Bewertungsdaten: für die Dauer des Vertrags des Kunden (Testmonat eingeschlossen). Nach dem Vertragsende bleibt der Zugang 30 Tage nur zum Datenexport geöffnet; danach wird die Instanz auf Weisung des Kunden bis zu zehn Jahre archiviert und dann gelöscht. Verlangt der Kunde die Löschung, wird sie frühestens 90 Tage nach dem Übergangszeitraum vollzogen und dem Kunden schriftlich bestätigt.
• Lectura-Daten: werden mit dem Vertragsende gelöscht.
• IP-Adressen in Protokollen und Bestätigungen: nach zwölf Monaten gelöscht; ein Prüfwert (Hash) bleibt.
• Vertragsdokumente und Bestätigungen (Buchungen, Kündigungen, Löschbestätigung): zehn Jahre (§ 147 AO).
• Fotos im Fallarchiv des Anbieters (§ 10 der AGB): ohne Metadaten; sie werden vollständig gelöscht, wenn der Anbieter die Fotoablage abschaltet.
• Sicherungskopien: werden spätestens nach 14 Tagen überschrieben.

7. Deine Rechte

Dir stehen Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) zu. Für Daten, die der Kunde verantwortet, richtest du dich an dessen Administrator oder Datenschutzkontakt; der Anbieter unterstützt den Kunden dabei. Für die eigene Verarbeitung des Anbieters wende dich an kontakt@maschinenbewertung.app — Anfragen mit dem Betreff „[Datenschutz]“ werden innerhalb eines Monats beantwortet. Du hast das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren — für den Anbieter ist das der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

8. Aktualität

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Anwendung, die Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der Anwendung verlinkt und unter maschinenbewertung.app/datenschutz-anwendung/ abrufbar.